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La materia del protocollo dei documenti in entrata ed uscita da un ente pubblico è stata regolamentata dal Regio Decreto 35 del 25 gennaio 1900 in vigore fino alla finedel secolo scorso tutto il secolo scorso. Nei decenni il protocollo è diventato più uno strumento di controllo burocratico che un servizio per la identificazione della pratica e del flusso dei documenti.
Con il Testo Unico D.P.R. 445 emanato nel 2000 si instaura il concetto di
protocollo informatico. Infatti la norma sancisce come
“Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali”.
Tale possibilità è ora divenuta un obbligo per le pubbliche amministrazione mentre rimane facoltativa per i privati.
In questo modo il servizio di protocollo informatico si integra perfettamente con quello di
gestione documentale, entrambi punti di forza dell'applicativo
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